Организация дня рождения с нуля кажется простой только до того момента, пока не начинаешь этим заниматься.
Нужно выбрать площадку, проверить еду, найти ведущего, разобраться с музыкой, программой, декором, тортом, монтажом и еще десятком мелочей. Поэтому здесь есть два пути.
Первый - не брать весь этот объем работы на себя и нанять хорошего организатора. Обычно такая услуга стоит около 10% от общего бюджета мероприятия. И это вполне объяснимо: организатор не просто «присутствует на празднике». Он подбирает площадку и подрядчиков, ездит на просмотры, согласовывает детали, контролирует подготовку и решает возникающие вопросы.
Если не хочется заниматься всем самостоятельно - это самый простой вариант: вы определяете бюджет и свои пожелания, а остальное делегируете.
Второй путь - организовать все самостоятельно. И тогда я бы двигалась следующим образом.
1. Сначала определяем бюджет и площадку
Первое, с чего стоит начать, - понять, сколько вы готовы потратить на праздник и где хотите его провести.
Если говорить о загородных площадках и ресторанах в городе, здесь есть интересная закономерность: загородные варианты часто оказываются дешевле. При этом по атмосфере, визуалу и даже качеству еды они иногда могут выигрывать у заведений в центре.
Конечно, отличные рестораны в центре тоже есть. Но если вы хотите оптимизировать бюджет, загородные площадки точно стоит рассматривать.
И есть важный лайфхак при выборе ресторана: не оценивайте его только по фотографиям и банкетному меню.
Придите туда в обычный день - не на банкет, а просто поужинать или пообедать.
Попробуйте еду, посмотрите на атмосферу, работу персонала, обслуживание. Потому что фотография блюда в меню и то, что вы получите на тарелке, - совершенно разные вещи.
2. Выбираем ведущего и подрядчиков
После того как определились с площадкой, можно переходить к ведущему и наполнению программы.
При выборе ведущего обязательно смотрим отзывы и рекомендации. Хорошо, если есть возможность найти живые фотографии и видео с мероприятий.
Еще лучше - получить контакты клиентов, которые уже работали с этим человеком, и спросить их впечатления.
Тот же принцип работает и с шоу-программой.
Не стоит выбирать подрядчика только по красивому рекламному ролику. Смотрите реальные выступления, фотографии с мероприятий, отзывы и кейсы.
3. Не перегружаем праздник декором
Если стоит задача оптимизировать бюджет, декор - один из пунктов, который можно пересмотреть.
Его услуги иногда увеличивают смету в два-три раза. Поэтому не обязательно превращать весь ресторан в декорацию, особенно если сама площадка уже хорошо оформлена.
Если ресторан предоставляет какие-то элементы декора или предлагает их в рамках банкета, этим вполне можно воспользоваться.
Смысл не в том, чтобы полностью отказаться от оформления. А в том, чтобы не тратить значительную часть бюджета на то, что не обязательно нужно именно вашему празднику.
4. Добавляем яркий акцент
У мероприятия должен быть запоминающийся акцент.
Например, им может стать световое графическое шоу.
При этом шоу-программа не должна идти непрерывно сорок минут.
Люди пришли не в театр. Они хотят поздравить именинника, поесть, пообщаться, потанцевать, выйти на воздух.
Поэтому лучше делать короткие номера - примерно на 5 минут, максимум на 10, - и оставлять между ними достаточно времени. Ориентировочно между выступлениями стоит делать перерывы хотя бы на 30 минут.
Так программа не утомляет гостей и остается именно ярким элементом праздника, а не превращается в отдельный спектакль на весь вечер.
5. Продумываем welcome-зону
На начало мероприятия стоит заложить небольшую welcome-зону.
Гости редко приходят одновременно: кто-то приезжает раньше, кто-то задерживается. Поэтому не нужно сразу устраивать дополнительный банкет.
Достаточно небольшой активности.
Если бюджет позволяет, гостей может встречать артист, например саксофонист, или красивые персонажи под легкую лаунж-музыку. Можно предложить welcome-drink.
Если бюджет ограничен, достаточно музыки, небольших закусок, фруктов или канапе.
Хорошо добавить небольшую фотозону, чтобы гости могли сделать фотографии и сохранить их как воспоминание о празднике.
6. Обязательно продумываем финал
Финал - еще один важный момент мероприятия.
Люди хорошо запоминают начало и конец, поэтому завершение праздника должно быть ярким.
Например, финалом может стать световое графическое шоу - эффектное и при этом безопасное.
А если мы говорим именно о дне рождения, конечно, хочется, чтобы в финальной части появился торт.
Здесь тоже не стоит автоматически соглашаться на десерт от ресторана.
Я бы сначала попробовала его, узнала рекомендации и только потом принимала решение. В ресторане действительно могут быть отличные кондитеры, и тогда нет смысла искать кого-то еще.
Но иногда ресторан просто предлагает собственный торт как дополнительную услугу и увеличивает за счет этого средний чек. Поэтому лучше сначала попробовать и сравнить, а не заказывать автоматически.
7. А в день мероприятия нужен координатор
Даже если вы организовали праздник самостоятельно, на самом мероприятии я бы все равно взяла координатора.
Потому что в этот день вам совершенно не нужно контролировать, приехал ли вовремя ведущий, кто занимается монтажом и демонтажом, вынесли ли горячее, доставили ли торт, принесли ли фрукты и все ли подрядчики работают по плану.
Вы должны быть гостем на собственном празднике, а не человеком, который весь вечер отвечает на звонки подрядчиков.
Поэтому самостоятельная организация вполне возможна. Главное - понимать, что за ней стоит большой объем работы.
А если хочется вообще не погружаться во все эти процессы, можно делегировать организацию специалисту. Вы определяете бюджет, формат и свои пожелания, а организатор собирает мероприятие под ключ и контролирует его до самого финала.
В Art Show можно обратиться не только за отдельной шоу-программой, но и обсудить, как встроить выступление в общую концепцию дня рождения. Команда поможет подобрать формат, продумать яркий акцент и персонализацию программы под именинника.
